Digitales Archiv spart Platz – und Zeit

Wichtige Unterlagen begleiten uns ein Leben lang. Doch nicht alle müssen in Papierform aufbewahrt werden. Wir erklären, was wie lange aufbewahrt werden muss und wie man ein digitales Archiv aufbaut.

Versicherungen, Mitgliedsverträge, Steuerunterlagen und Rechnungen: Durchschnittlich sieben Ordner mit persönlichen und privaten Dokumenten stehen in jedem deutschen Haushalt. Dabei ist es gar nicht nötig, all diese Dokumente in Papierform aufzubewahren. Viele Rechnungen oder Kontoauszüge werden doch schon per Mail verschickt. Warum soll man sie dann noch ausdrucken? „Die digitale Aufbewahrung spart schließlich Platz- und  Zeit“, sagt Michael Hagedorn, Geschäftsführer von JobberBee und IT-Experte. „Außerdem lassen sich digitale Archive schnell und problemlos per Volltextsuche nach wichtigen Daten durchforsten.“

Wie lange muss man Dokumente aufbewahren?

Muss man denn wirklich alles aufheben? „Die Aufbewahrung kann aus verschiedenen Gründen wichtig sein“, sagt Hagedorn und gibt einen Überblick: – Rechnungen sollte man bis mindestens 24 Monate nach Kauf aufbewahren. „So lange gilt mindestens die Gewährleistungspflicht des Herstellers.“ Tipp: Wer eine Garantieverlängerung vereinbart hat, sollte das auch entsprechend noch länger nachweisen können. Hier ein kurzer Überblick:

  • Für Leistungen von Handwerkern beträgt die Gewährleistungspflicht bei größeren Aufträgen fünf, bei kleineren zwei Jahre.
  • Für Nachweise von Bankgeschäfte gelten Aufbewahrungsfristen von drei Jahren.
  • Vermieter oder Selbstständige müssen relevante Dokumente zehn Jahre lang aufbewahren.
  • Wer Immobilien kauft, saniert und dafür Kredite aufnimmt, sollte auch dies langfristig archivieren, am besten bis zum Verkauf.
  • Versicherungsverträge entsprechend der Laufzeiten.

„Unbedingt aufzubewahren sind alle Unterlagen, die für die Rentenberechnung relevant sein können“, so Hagedorn. „Wenn ein Arbeitgeber Beschäftigungszeiten nicht gemeldet hat, müssen die Arbeitnehmer dies nachweisen können. Daher gehören Arbeitsverträge, Lohn- oder Gehaltsnachweise ebenso ins Digitalarchiv, wie Dokumente, die eine Ausbildung und ein Studium oder auch Wehr- und Ersatzdienstzeiten belegen.“ Selbst Steuerbescheide können für Sozialleistungen relevant werden und sollten langfristig aufbewahrt werden.

Nicht mehr benötigte Unterlagen können nach der Digitalisierung entsorgt werden. Tipp: Aus Datenschutzgründen sollten sie nur geschreddert in die Tonne wandern.

Achtung: Diese Dokumente sind immer aufzuheben

Es gibt natürlich auch Unterlagen, die so wichtig sind, dass sie auf jeden Fall immer im Original aufzubewahren sind und höchstens zusätzlich ins Digital-Archiv kommen. Dazu gehören selbstverständlich

  • Geburtsurkunde
  • Taufschein, Heiratsurkunde und Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Reisepass, Personalausweis und Führerschein
  • Zeugnisse und Ausbildungsurkunden
  • ärztliche Gutachten und Röntgenbilder
  • Kraftfahrzeugschein und Kraftfahrzeugbrief

Was tun, wenn Dokumente fehlen?

Ausmisten kann manchmal auch noch einen ganz anderen Überblick verschaffen, nämlich ob alle Dokumente vorhanden sind: „Wenn Sie nun beim Sortieren bemerken, dass wichtige Unterlagen fehlen, erst einmal ruhig bleiben! Dann sollten Sie baldmöglichst versuchen, diese wieder zu bekommen“, erklärt Hagedorn.

  • Geburts- und Heiratsurkunden bzw. andere Auszüge aus dem Familienstammbuch kann man beim Standesamt erhalten (gegen Gebühr).
  • Ersatz- oder Zweitsteuerkarte gibt es vom Einwohnermeldeamt (gegen Gebühr).
  • Das Heft zum Nachweis der Sozialversicherung gibt es bei der Deutschen Rentenversicherung Bund
  • Zeugniskopien gibt es 55 Jahre lang von der ehemaligen Schule. Sollte diese nicht mehr existieren, weiß die Schulbehörde, wo die Zeugnisse verwahrt werden.
  • Hochschulzeugnisse müssen von Hochschulen nicht aufbewahrt werden. Entweder kann man eine Kopie erbitten, oder aber eine Bescheinigung über ein bestandenes Studium.
  • Ersatz für verloren gegangene Führerscheine kann man es beim Ordnungs- bzw. Straßenverkehrsamt anfordern.

Digitalisieren: So geht´s

Am einfachsten lassen sich Dokumente einscannen. Die Auflösung sollte mindestens 150 dpi betragen. Als Dokumentenformat bietet sich „PDF“ an, das ist weit verbreitet und relativ zukunftssicher. Trotzdem sollten die Daten regelmäßig auf Lesbarkeit und Softwarekompatibilität überprüft und gegebenenfalls umgewandelt oder auf neuen Speichermedien archiviert werden. Tipp: Sollen die Dateien anschließend im Volltext durchsuchbar sein, wird eine Texterkennungssoftware benötigt.

Archiv mit System

Sind alle Dateien archiviert, ist zu überlegen, wie sie sortiert werden. Hier bietet sich eine zeitliche Sortierung an: Alle Dateien eines Jahres kommen in einen Ordner, Unterlagen bestimmter Monate oder Themen in entsprechende Unterordner. Oder aber die Dokumente werden gleich nach einer Systematik sortiert, zum Beispiel alle Steuer-, Medizin- und Bank-Unterlagen separat abgespeichert. In den Unterordnern kann man die wieder zeitlich sortieren, damit sie schneller gefunden werden.

Viele Rechnungen kommen heute schon per Mail. Tipp: Unbedingt herunterladen, man weiß nie, ob der Webmailer nicht doch irgendwann Pleite geht, der Speicherplatz begrenzt oder das Account gehackt wird. Beim Speichern sollte dann darauf geachtet werden, dass die Dateien entsprechend dem eigenen System umbenannt werden.

Kopien für den Notfall

Wichtig auch: Erstellen Sie von Ihrem Archiv unbedingt eine Sicherheitskopie. Das können ein USB-Stick, eine Daten-DVD oder eine externe Festplatte bzw. eine Netzwerkfestplatte sein. Verwahren Sie diese unbedingt sicher und kontrollieren Sie auch hier regelmäßig auf Lesbarkeit und Unversehrtheit.

Wer seine Daten der Cloud anvertrauen will, weil er von verschiedenen Orten darauf zugreifen möchte, sollte sich aus datenschutzrechtlichen Gründen für einen deutschen oder zumindest einen europäischen Cloudanbieter entscheiden. Tipp: Zusätzlich sollten die Daten verschlüsselt werden. Dafür bieten sich Anbieter wie Boxcryptor oder Cloudfogger an. „Auch, wer seine Daten an anderer Stelle ins Netz lädt, sollte sich vorher ausführlich informieren, wie weit sie verschlüsselt sind“, sagt Hagedorn. „So kann man auf jobberbee.de zum Beispiel auch Zeugnisse und Lebensläufe uploaden. Selbstverständlich stehen alle Server von JobberBee in Deutschland.“ JobberBee lege größten Wert auf die Einhaltung deutscher Gesetze und IT-Sicherheitsstandards im IT-Umfeld. So sei auch die Datenübertragung vom Browser zur Plattform erfolgt SSL-verschlüsselt.

Sind PDFs behördentauglich?

Die meisten Behörden akzeptieren inzwischen digitale Kopien. Auch Finanzämter machen keine Aussagen darüber, wie Dokumente aufzubewahren sind. Wichtig ist laut Bitkom, dass Scannen und Aufbewahren ordnungsgemäß ausgeführt werden und Original und Bild gleich aussehen. Es muss also klar sein, dass die Dokumente nicht manipuliert wurden. Außerdem müssen die digitalen Dokumente immer verfügbar und lesbar sein. Schon deshalb bietet sich das bekannte und weit verbreitete PDF-Format an.

Diese Regeln gelten ausdrücklich für Privatpersonen, für Firmen gelten andere Spielregeln. Einen kurzen, aber guten Überblick gibt es hier:

http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

Über JobberBee

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