Endlich Ordnung auf dem Schreibtisch

Wenn die Maus nicht mehr auf den Schreibtisch passt

Spätestens wenn der Schreibtisch so voll ist, dass man nicht mehr weiß, wo man die Kaffeetasse abstellen soll, wird es Zeit, Ordnung ins Chaos zu bringen. Wie organisiert man seinen Schreibtisch? JobberBee hat ein paar Tipps parat.

„Zuerst: es gibt natürlich keine Vorschrift, ob ein Tisch voll oder leer zu sein hat“, sagt Michael Hagedorn von der Jobplattform JobberBee. „Es gibt Chaoten, die ganz genau wissen in welchem Stapel und an welcher Position die wichtigen Unterlagen liegen.“ Es gibt aber auch Ordnungsfanatiker, die sich von quer liegenden Bleistiften ablenken lassen. Manche räumen einfach lieber auf, statt lange zu suchen, sind also zu faul für Chaos. Zu welcher Kategorie man gehört beeinflusst auch, wie gut man mit übervollen oder glänzend leeren Schreibtischen arbeitet. Daher sollte man sich immer zuerst selbst einige Fragen stellen, bevor man sich von Familie, Freunden oder Kollegen zum „endlich mal aufräumen“ drängen lässt. Die Fragen, die man sich beantworten sollte, lauten:

  • Fühle ich mich an meinem Schreibtisch wohl?
  • Weiß ich auf Anhieb, welche wichtigen Unterlagen wo liegen?
  • Kann ich auf wichtige Dokumente jederzeit zugreifen oder muss ich in einer Schublade/einem Stapel lange suchen?
  • Habe ich wirklich genug Platz zum Arbeiten?

Wenn alle diese Fragen mit ja beantwortet werden können, kann man eigentlich problemlos weiterarbeiten. Sollte man jedoch zögern oder zu mindestens einem „Nein“ kommen, ist es Zeit für eine Aufräumaktion. Die Vorteile eines organisierten Schreibtisches liegen auf der Hand:

  • Man verliert keine Zeit mehr auf der Suche nach Arbeitsmaterialien.
  • Man verpasst keine Deadlines.
  • Man arbeitet konzentrierter, weil Unterlagen griffbereit da liegen.
  • Man verliert keine Unterlagen.
  • Man hat auf seinem Schreibtisch mehr Bewegungsspielraum.
  • Und man wirkt einfach professioneller, wenn man bei einer Anfrage von Chefs, Kollegen oder Kunden nicht erst mit „Moment, das muss ich kurz suchen“, sondern mit „hier sind die Unterlagen, wollen wir darüber reden?“ reagiert.

Gute Argumente, oder? Zumal eine Studie ergeben hat, dass Arbeitgeber Mitarbeiter für unproduktiver halten, wenn sie volle Schreibtische haben. Das muss nicht immer stimmen, aber trotzdem ist Ordnung auf dem Schreibtisch nicht falsch. Wie fängt man an?

Los geht es mit einem leeren Schreibtisch.

Dazu ist es am besten, den Tisch einmal komplett abzuräumen. Am besten fängt man in einer Ecke an und arbeitet sich kreisförmig über den ganzen Tisch. Sämtliche Arbeitsmaterialien, Radiergummis, Lineale, Visitenkarten und Notizzettel kommen dabei in einen von vier Kartons (oder auf vier Stapel). Die sind nach verschiedenen Kategorien sortiert, die gleich genauer erläutert werden.

Ist der Schreibtisch erst einmal leer, kann man ihn mit einem Tuch feucht abwischen und schauen, ob man zum Beispiel die Schreibtischlampe nicht schon seit einer Weile mal anders hinstellen oder ob man den Monitor auf einen Fuß stellen wollte, damit er höher steht und man ergonomischer sitzt.

Nun kommen die vier Kisten ins Spiel. Damit nach dem Abräumen des Schreibtisches kein unüberschaubarer Stapel an Papier, Ordnern, Arbeitsmaterialen und mehr herum liegt, sortiert man die Dinge schon beim Herunternehmen vor. Alle Gegenstände kommen in eine von vier Kisten:

  • Wegwerfen
  • Weiterleiten
  • Wichtiges
  • Sofort erledigen

Wichtige Regeln dabei sind: Jeder Gegenstand wird nur einmal in die Hand genommen und in die Kisten gelegt. Umsortieren gibt es nicht! Es gibt absolut keine „mal sehen“-Häufchen dazwischen. Es gibt die vier Kisten und Punkt! Diese vier Kisten folgen einem bestimmten System:

Wegwerfen. Der Titel sollte eigentlich selbsterklärend sein. Hier kommt alles hinein, was man nicht mehr benötigt. Abgearbeitete Unterlagen, vollgekritzelte Notizzettel, leere Kugelschreiber, ständig abbrechende Bleistifte, die Kaugummis, die einem eigentlich gar nicht schmecken, weshalb immer noch sechs in der Verpackung sind usw.

Weiterleiten. Dieser Begriff ist etwas weiter gefasst. Hier kommen zum einen Arbeitsutensilien hinein, die man doppelt hat: Lineale und Locher. Kugelschreiber und Mousepads. Die kann man dem Praktikanten geben. Oder den Kindern. Oder man überlegt, an welchen einen gemeinnützigen Verein man die spenden könnte. Vor allem Büroausstattung ist dort oft knapp.

Weiterleiten kann in diesem Fall aber auch bedeuten: Aufgaben weitergeben, also: Delegieren. An Kollegen, Familienmitglieder, externe Dienstleister. Was kann die Sekretärin erledigen? Was muss zum Steuerberater? Wollte die Schwester nicht schon längst die Restaurantrechnung von der letzten Familienfeier haben, um die Kosten fair teilen zu können? Und das Buch, oh je, das sollte schon längst zurück in die Bibliothek! Weiterleiten ist also ein toller Überbegriff!

Wichtiges. Das sollte im Idealfall nach der Sortierung der kleinste Stapel sein. Hier kommen nur die Unterlagen rein, die gerade aktuell sind und an denen man momentan arbeitet. Hoffentlich sind es nicht zu viele Projekte auf einmal. Außerdem landen hier die Gegenstände, die auf dem Schreibtisch bleiben müssen, also Locher, Schreibutensilien usw.

Sofort erledigen. Hier sollte sich eigentlich kein Stapel bilden. Das sind Telefonnummern, die ins Adressbuch geschrieben werden müssen. Das sind Visitenkarten, die eingeheftet werden. Termine bestätigen, Anmeldungen ausfüllen und wegschicken, Dokumente abheften – oder besser gleich scannen und digital archivieren: All diese Dinge dauern kaum länger als zwei Minuten und man kann sie nebenbei erledigen.

Und hinterher: System einführen

Eingang: Damit das Aufräumen auch im Alltag überlebt, kann man zum Beispiel mit einem Eingangskasten arbeiten. Hier kommt alles hinein, was an dem Tag auf dem Schreibtisch landet. Einmal am Tag arbeitet man den dann nach obigem Prinzip auch wieder leer.

Platz schaffen: Alles sollte einen festen Platz haben: Stifte, Schlüssel, Ordner. Und da kommt alles hin, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Kalender, ToDo-Listen und Adressbücher: In welcher Form, also wie man sie führt, ist fast egal. Ob Papier oder digital sollte jeder nach Wunsch und Präferenzen entscheiden. Toll an digitalen Lösungen ist, dass man sie nicht mit sich herumtragen muss und trotzdem ständig darauf zugreifen kann. Wichtig ist auch, dass sie regelmäßig und ordentlich geführt werden. Ein Online-Kalender, wie er zum Beispiel Benutzern von JobberBee bereitgestellt wird, ist nur dann eine Planungshilfe, wenn er auch gründlich geführt wird. Tipp: Den Kalender nicht als ToDo-Liste missbrauchen. Hier kommen tatsächlich nur feststehende Termine wie Meetings oder Fitness-Stunden hinein. Sonst packt man sich den Kalender schon vorab zu voll und lässt keine Zeitfenster zur Erledigung akuter Aufgaben mehr.

Routinen: Auch regelmäßige Arbeitsabläufe können helfen, dass Ordnung auf dem Tisch bleibt: Wer Routineaufgaben wie E-Mails lesen, kopieren, Absprachen mit Kollegen oder Anrufe erledigen zusammenhängend erledigt, arbeitet meist schneller und effektiver. Auch hier hat man den Vorteil, dass hinterher zum Beispiel alle zu kopierenden Unterlagen auf einmal abgeheftet werden können und der Schreibtisch schon wieder etwas aufgeräumter wirkt.

Lesematerial: Wer dazu neigt, Material zum „später lesen“ aufzuheben, sollte sich ein Regalfach mit einer begrenzten Höhe suchen und die Unterlagen dort hineinlegen. Ist die Höhe des Faches erreicht, werden die untersten Papiere weggeworfen. Auch – und vor allem – die ungelesenen. Erfahrungsgemäß hat sich das meiste inzwischen eh überholt.

Nach der Arbeit aufräumen: Wer abends noch aufräumt hat gleich zwei Vorteile. Zum einen kann man genau sehen, welche Aufgaben auf der ToDo-Liste abgearbeitet sind und welche auf den nächsten Bürotag übertragen werden müssen. So hat man schon zum Feierabend einen guten Überblick über die Aufgaben des nächsten Arbeitstages. Zum anderen kann man sich am nächsten Morgen über einen aufgeräumten Schreibtisch freuen und geht frischer und weniger belastet an den Start! „Fazit: Der organisierte Schreibtisch wirkt auch professioneller, wenn Freunde, Kollegen oder sogar Kunden ins Büro kommen“, sagt Hagedorn.

Bunte T-Shirts im Modeladen

PS: Und wenn man die Übersicht auf dem Schreibtisch hält, kann man sich auch an anderen neuralgischen Stellen probieren; zum Beispiel am Kleiderschrank. Hier helfen ähnliche Kriterien helfen beim Ausmisten: Was zieht man wirklich gern an, was passt überhaupt? Hosen und Shirts, die eigentlich noch okay sind und die man sich nur persönlich übergesehen hat, kann man über verschiedene Plattformen wie Platzschaffenmitherz.de und andere weiterverkaufen. Schuhe und Bekleidung, die nicht mehr tragbar sind, lassen sich über Online-Plattformen wie i:co spenden. Sie werden fachgerecht recycelt und wieder verwertet. Tipp: Oft gibt es von kooperierenden Handelspartnern für die Abgabe sogar noch Rabattgutscheine.

Über JobberBee

JobberBee ist das erste Social Network für flexible Jobs und Köpfe. Die Platt­form verein­facht das Suchen und Finden von Auf­trägen und Arbeits­kräften auf Grund­lage eines aus­gefeil­ten vier­dimensio­nalen Matchings. JETZT KOSTENLOS ANMELDEN

Hinterlasse einen Kommentar